Rekisteri- ja tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

EnePro Oy (y-tunnus 3002978-7)
Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa: Matias Virtanen
Sähköposti: matias.virtanen@enepro.fi

2. Rekisterin nimi

EnePro Oy:n asiakasrekisteri.

3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin ja mahdollisen asiakkuuden hoito. Yhteydenottopyynnön jättämällä asiakas suostuu henkilötietojen käsittelyyn. Käsittelyn oikeusperuste on rekisterinpitäjän oikeutettu etu olla yhteydessä asiakkaisiin. Kun asiakas on tehnyt sopimuksen EnePro Oy:n kanssa, oikeusperusteena on kyseinen sopimus.

Yritysten ja muiden organisaatioiden edustajien tietoja voidaan käyttää markkinointiin tavoilla, jotka on yleisesti katsottu rekisterinpitäjien oikeutetuksi eduksi. Yksityishenkilöiden tietoja voidaan käyttää markkinointiin, mikäli asiakas on antanut siihen suostumuksen. Rekisteröidyllä on kaikissa tapauksissa oikeus kieltää tietojensa käyttö sähköiseen suoramarkkinointiin.

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Henkilötietoja voidaan käsitellä seuraaviin tarkoituksiin EnePro Oy:n tai sen valtuuttaman yhteistyökumppanin toimesta:

• Palveluiden ja tuotteiden tarjoaminen, toimittaminen, tuottaminen ja suunnittelu.
• Asiakassuhteen hoitaminen ja ylläpito, asiakaspalvelun ja siihen liittyvän viestinnän ja markkinoinnin toteuttaminen, kehittäminen sekä seuranta.
• Toimeksiantojen, laskutuksen, yhteydenottojen, asioinnin ja raportoinnin tarpeet.
• Käsittelytehtäviä voidaan ulkoistaa ulkopuolisille palveluntarjoajille tietosuojalainsäädäntöä noudattaen.

4. Rekisterin tietosisältö ja säilytysaika

Asiakasrekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, yritys tai organisaatio, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), www-sivustojen osoitteet, tiedot tilatuista palveluista ja niiden muutoksista, mahdolliset laskutus- ja maksutiedot sekä muut asiakassuhteeseen ja tilattuihin palveluihin liittyvät tiedot.

Yhteydenottolomakkeesta tallennettavia tietoja ovat yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, paikkakunta, valittu aihe ja henkilön vapaasti kirjoittama viesti. Lomakkeen väärinkäytön estämiseksi tallennamme lisäksi lähetyshetken, IP-osoitteen ja selaintunnisteen.

Henkilötietoja käsitellään asiakassuhteen tai tehdyn sopimuksen täytäntöönpanoon tarvittavan ajan. Perustellusta syystä tietoja voidaan säilyttää tätä pidempään arkistointitarkoituksessa, esimerkiksi sopimusten osalta.

5. Evästeet ja kolmannen osapuolen palvelut

Sivusto asettaa selaimeesi yhden välttämättömän evästeen (PHPSESSID). Se on istuntokohtainen, poistuu selaimen sulkemisen yhteydessä eikä sitä käytetä seurantaan. Evästettä tarvitaan lomakkeen tietoturvaan, ja siksi sen käyttöön ei kysytä erillistä suostumusta. Seuranta- tai markkinointievästeitä emme käytä.

Sivuston kävijämäärää seurataan evästeettömällä kävijäseurannalla, jonka toteuttaa sivuston ylläpidosta vastaava kumppani. Seuranta tallentaa vain sivun osoitteen, viittaavan sivun ja näytön koon. Yksittäistä kävijää ei tunnisteta.

Sivusto käyttää Google Fonts -kirjasimia sekä upotettua Google Maps -karttaa yhteystietosivuilla. Näitä ladattaessa selaimesi IP-osoite välittyy Google Ireland Limitedille. Lisätietoja: Googlen tietosuojakäytäntö.

Etusivulla näytettävä Instagram-syöte haetaan palvelimellemme valmiiksi, joten Instagram ei saa tietoa sivuston selaamisesta. Tieto välittyy vasta jos klikkaat linkkiä Instagramiin.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteri syntyy asiakkailta saaduista tiedoista. Tietoja saadaan EnePro Oy:n www-lomakkeilla lähetetyistä viesteistä, sähköpostitse, puhelimitse, sosiaalisen median palvelujen kautta, sopimuksissa, asiakastapaamisissa ja muissa tilanteissa, joissa asiakas luovuttaa tietojaan.

7. Tietojen luovutukset ja vastaanottajat

Tietoja luovutetaan ainoastaan mahdollisessa maksutilanteessa maksunvälittäjälle maksukortilla maksettaessa. Tietoja ei luovuteta muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin siitä on sovittu etukäteen asiakkaan kanssa. Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle muutoin kuin kohdassa 5 kuvattujen palveluiden osalta.

8. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta, ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään internet-palvelimilla, laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Sivuston liikenne on salattu (HTTPS). EnePro Oy huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien ylläpitotunnuksia ja muita palvelun turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden henkilöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. EnePro Oy voi tarvittaessa pyytää pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Vastaamme tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa, pääsääntöisesti kuukauden kuluessa.

10. Muut rekisteröidyn oikeudet

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä ("oikeus tulla unohdetuksi"). Rekisteröidyillä on myös muut tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet, kuten oikeus kieltää henkilötietojen käyttö sähköiseen suoramarkkinointiin sekä oikeus henkilötietojen käytön rajoittamiseen asetuksessa määritellyissä erityistilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle.

Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutetun toimisto (tietosuoja.fi).